Melhorias e modernização das práticas administrativas

Atual gestão aprimora processos internos com o objetivo de melhorar os serviços ofertados para os farmacêuticos

O primeiro semestre de 2023 marcou um período de grandes avanços e atualizações para o Conselho Regional de Farmácia do Estado de Goiás (CRF-GO), consolidando seu compromisso em cuidar dos farmacêuticos e da sociedade por meio da implementação de práticas administrativas atualizadas. O diretor-tesoureiro, Leandro Zenon, explica que aprimorar as práticas internas do CRF-GO são fundamentais para que o Conselho siga sendo referência no país: “Todas as transformações que a atual gestão tem adotado são resultados da dedicação contínua que temos em promover melhorias e fornecer um serviço exemplar para a classe farmacêutica, mas isso só é possível se, internamente, adotarmos práticas administrativas eficazes que servem para otimizar os nossos serviços. A transparência e a eficiência no gerenciamento dos recursos são marcas da nossa gestão, por isso, tudo o que fazemos é com muita responsabilidade e ética e, sempre, pensando no desenvolvimento da profissão farmacêutica em nosso estado”.

Dentre as práticas administrativas adotadas pelo CRF-GO estão o procedimento operacional padrão (POP), A implementação de uma assistente virtual, a "Geo", com o propósito de otimizar e atualizar o processo de atendimento, visando a eficiência do atendimento prestado.

O procedimento operacional padrão (POP) é um documento que descreve de forma detalhada e padronizada os passos e procedimentos necessários para a execução de uma determinada tarefa ou atividade. O objetivo principal do POP é estabelecer diretrizes claras e uniformes para que as atividades sejam realizadas de maneira consistente, segura e eficiente. Ou seja, cada atividade do CRF-GO pode ter um POP específico, detalhando os passos a serem seguidos. Dessa maneira, o POP serve como um guia para os colaboradores do CRF-GO, garantindo a qualidade dos processos internos e contribuindo para a padronização e conformidade das atividades realizadas. Com o POP, há a redução de incidência de erros e retrabalhos, já que ele estabelece diretrizes claras para a execução das atividades no qual descreve, em detalhes, a atividade a ser realizada, fornecendo informações sobre o que precisa ser feito. Isso facilita o treinamento e a capacitação dos colaboradores do Conselho.

Exemplo de como funciona o chatbot do CRF-GO

Outra prática administrativa adotada pelo CRF-GO é a implementação da assistente virtual para whatsapp que funciona como um robô que conversa automaticamente com os farmacêuticos por meio de mensagens definidas previamente, garantindo atendimentos em escala e melhores resultados on-line. Algumas das vantagens da utilização do chatbot é que, além de obter respostas rápidas e precisas, e diferentemente de um atendimento feito por funcionários do CRF-GO, que, normalmente, estão disponíveis em horário comercial, com o chatbot os farmacêuticos podem ser atendidos em tempo integral, durante todos os dias da semana e 24 horas por dia, o que evita deslocamento, filas e espera.

Segundo Robson Padilha, gerente executivo do CRF-GO, as ações internas implementadas pelo Conselho têm trazido melhorias significativas para a eficiência operacional, além de proporcionar benefícios financeiros. Ele destaca que, como um órgão público encarregado da fiscalização das atividades profissionais, a abordagem adotada é de uma fiscalização humanizada, priorizando a informação e orientação dos farmacêuticos sobre as melhores práticas do mercado. “Nosso intuito é manter os profissionais sempre bem informados e é por isso que o CRF-GO investe em práticas administrativas de qualidade e atualizadas, como a implementação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), chatbots . Quando as pessoas compreendem como o Conselho funciona e qual o seu propósito, elas ficam mais preparadas para realizar serviços como inscrição no Conselho, agendamentos, transferência, entre outros serviços.", ressalta Robson.